Regulamin wynajmu pomieszczeń

REGULAMIN WYNAJMU POMIESZCZEŃ, SPRZĘTU I WYPOSAŻENIA
ORAZ REALIZACJI USŁUG

przez Bibliotekę – Centrum Kultury im. Jana Raka

§ 1 Definicje

1. Wynajmujący – Biblioteka – Centrum Kultury im. Jana Raka zwane dalej BCK
2. Najemca – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna, stowarzyszenie, organizacja lub firma, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację Wydarzenia lub dokonuje wynajmu sprzętu i wyposażenia.
3. Zamawiający – osoba fizyczna, jednostka organizacyjna, stowarzyszenie, organizacja lub firma, która dokonuje zamówienia wykonania usługi.
4. Wydarzenie – szkolenie, konferencja, projekcja filmowa, pokaz lub inna impreza organizowana przez Najemcę.
5. Sprzęt i wyposażenie – sprzęt i wyposażenie będące własnością BCK, udostępniane do wynajmu zgodnie z zestawieniem w cenniku.
6. Uczestnik – oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.
7. Usługa – usługi realizowane przez BCK zgodnie z zestawieniem w cenniku.

§ 2 Regulamin

1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania sal i innych pomieszczeń wspólnych, do których tytuł prawny posiada BCK, zasady wynajmu sprzętu i wyposażenia oraz zakres realizowanych usług.
2. Regulamin obowiązuje Najemców, Wynajmującego i uczestników takich wydarzeń jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, koncerty, spektakle, widowiska artystyczne, projekcje filmowe, imprezy estradowe, spotkania autorskie itp.
3. Najemca nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia BCK podmiotom trzecim.
4. Stawkę odpłatności za wynajem pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia BCK oraz świadczone usługi – określa wykaz opłat stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Wykaz opłat stanowi integralną część Zarządzenia nr 17/2021 Dyrektora Biblioteki – Centrum Kultury im. Jana Raka z dnia 01 lipca 2021 r. Stawki podane w cenniku są kwotami netto, do których doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce.
5. Wstępnej rezerwacji pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia można dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej określając typ sali, zapotrzebowanie techniczne (krzesła, stoliki, rzutnik, ekran, tablica, nagłośnienie, oświetlenie itp.), ilość wynajmowanego sprzętu i wyposażenia.
6. Ostatecznej rezerwacji należy dokonać w formie pisemnej w siedzibie BCK, lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat@ldk.lubsko
7. Ostateczna rezerwacja najmu/użyczenia lub wykonania usługi oznacza, że Najemca zaakceptował warunki niniejszego regulaminu oraz cenę zgodną z wykazem opłat, bądź (w szczególnych przypadkach) zgodną z indywidualnie wynegocjowaną stawką pomiędzy Wynajmującym a Najemcą stosowną umową najmu/użyczenia (załączniki 2,3)
8. Najemca i/lub Zamawiający ma obowiązek w zamówieniu (e-mail, pismo) wpisać regułę: „Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem wynajmu pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia oraz realizacji usług oraz akceptuję jego warunki” wraz z własnoręcznym podpisem. Wszystkie formy najmu pomieszczeń i sprzętu należącego do BCK, na czas określony lub nieokreślony wymagają podpisania umowy.
9. Paragon fiskalny zostanie wystawiony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Faktura będzie wystawiona z terminem płatności 7 dni, chyba że Wynajmujący oraz Najemca i/lub Zamawiający ustalą inny termin.
10. Płatność następuje gotówką lub przelewem. Forma płatności zostanie ustalona przez Wynajmującego.
11. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor BCK może ustalić niższą stawkę niż określa aktualny cennik lub odstąpić od pobierania opłat. Odstąpienie od pobierania opłat może nastąpić wyłącznie w przypadku realizacji zadań o charakterze niekomercyjnym, których celem jest rozwijanie i zaspakajanie potrzeb kulturalnych mieszkańców Gminy Lubsko.
12. Pierwszeństwo w wynajmie pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia przysługuje:

• kołom i sekcjom BCK
• gminnym jednostkom organizacyjnym
• podmiotom wykonującym ustawowe zadania gminy

1. Najemca otrzymuje dostęp do pomieszczeń najpóźniej na 30 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia.
2. W przypadku przedłużenia wynajmu pomieszczeń, sprzętu lub wyposażenia za każdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu dolicza się opłatę wg cennika.

15. Wynajmujący ma prawo do nieudzielenia zgody na przedłużenie wynajmu w przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym samym czasie.
16. Wydarzenia mogą odbywać się w każdym dniu tygodnia z zachowaniem planu zajęć i organizowanych imprez przez BCK.
17. Wynajmujący może odmówić Najemcy możliwości wynajmu pomieszczeń, jeżeli stwierdzi, że charakter Wydarzenia w znacznym stopniu narusza dobre imię Wynajmującego, narusza jego statutowe role, niesie w sobie treści agresywne, pornograficzne lub inne demoralizujące lub obrażające publiczność.
18. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia pomieszczeń firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie.
19. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za treści pojawiające się na Wydarzeniu Najemcy oraz za jakość i poziom Wydarzenia. Odpowiedzialność za organizację Wydarzenia bierze w całości na siebie Najemca i pełni rolę Organizatora.
20. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu pomieszczenia można korzystać tylko na terenie poszczególnych pomieszczeń oraz za zgodą Wynajmującego.
21. W przypadku Wydarzeń kilkudniowych Najemca może na swoją odpowiedzialność pozostawić w sali przedmioty wartościowe. W takiej sytuacji Najemca powinien zawiadomić o tym fakcie Wynajmującego.
22. Najemca opuszczając salę po zakończeniu Wydarzenia zobowiązany jest przekazać ją wraz z wyposażeniem Wynajmującemu.
23. Najemca zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń wyposażenia powstałych w okresie wynajmu sali.
24. Wynajmujący nie ma obowiązku udostępnia Najemcom hasła do sieci Wi-Fi.
25. BCK umożliwia realizację wynajmu określonych elementów sprzętu i wyposażenia. Wynajem sprzętu nagłaśniającego, oświetleniowego i multimedialnego możliwy jest wyłącznie wraz z świadczeniem usługi z udziałem w/w sprzętu przez uprawnionego pracownika BCK. Wykaz sprzętu i wyposażenia udostępnianego do wynajmu określono w wykazie opłat stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
26. W przypadku kradzieży, zniszczenia, i.t.p. sprzętu lub wyposażenia Najemca zobowiązany jest do zwrotu jego wartości na podstawie cen obowiązujących na rynku w dniu wynajmu.

§ 3 Obowiązki Najemcy

Najemca zobowiązany jest do:

1. Przestrzegania zakazu palenia tytoniu w obrębie całego budynku.
2. Przestrzegania zakazu umieszczania informacji, plakatów, elementów scenografii, itp. na ścianach, oknach, drzwiach wynajmowanych pomieszczeń.
3. Dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Wynajmującego.
4. Pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie technicznym, w jakim została przekazana.
5. Zapewnienie dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez Uczestników Wydarzenia w sali lub szatni w trakcie trwania Wydarzenia.
6. Szczegółowego określenia w zamówieniu wynajmu sali zapotrzebowania (krzesła, stoły, ustawienie, potrzeba rzutnika, ekranu, odtwarzacza muzyki, nagłośnienia, oświetlenia, szatni, itp.).
7. Najemca zobowiązany jest Zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r., każdy podmiot gospodarczy wykorzystujący w swojej działalności utwory muzyczne i słowno-muzyczne zobowiązany jest do odprowadzania stosownych opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskim reprezentującymi twórców/, wykonawców i producentów/.

§ 4 Przepisy końcowe

1. Najemca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego Regulaminu. Najemca nieprzestrzegający warunków Regulaminu ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez BCK oraz osoby trzecie.
2. W przypadku okoliczności od niego niezależnych (zdarzenia losowe, żałoba narodowa, klęska żywiołowa, itp.) BCK zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, odłożenia trwającego wynajmu pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia.
3. W przypadku odwołania wynajmu pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia z winy Wynajmującego Najemcy przysługuje zwrot wpłaconych opłat bez odsetek.
4. W przypadku odwołania wynajmu z winy Najemcy, Najemca zobowiązany jest powiadomić Wynajmującego o tym fakcie min. 7 dni przed Wydarzeniem. W przeciwnym razie Najemca zapłaci Wynajmującemu karę regulaminową w wysokości 50% kosztów wynajmu określonych w umowie oraz pełnym kosztem związanym z zamówieniem usług dodatkowych. Bezkosztowe anulowanie rezerwacji pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych możliwe są do 7 dni roboczych przed planowaną realizacją. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Najemcę w formie pisemnej w siedzibie BCK lub drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano rezerwacji
5. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, BCK uprawniony jest do naliczania dodatkowej opłaty. W przypadku wynajmu pomieszczeń liczonego w godzinach ustalona w zamówieniu stawka godzinowa naliczana będzie za każdą następną godzinę po przekroczeniu pierwszych trzydziestu minut tej godziny.
6. BCK zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego regulaminu w drodze zarządzenia.
7. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu wynajmu pomieszczeń, sprzętu i wyposażenia oraz świadczonych usług poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego dla siedziby BCK.
8. W kwestiach nie przewidzianych niniejszym Regulaminem decyzja o ich rozstrzygnięciu należy do Dyrektora BCK
9. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.07.2021